Doanh nghiệp có thể yêu cầu sàn cung cấp thông tin người mua và giao dịch để lập hóa đơn điện tử. Điều đó không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp tự động có quyền dùng số điện thoại, email hoặc định danh của khách cho quảng cáo, remarketing hay CRM marketing.

1. Quy định mới giải quyết một vướng mắc rất thật của người bán

Nhiều người bán trên marketplace biết chính xác số lượng đơn, doanh thu và tỷ lệ hoàn hàng nhưng lại không tiếp cận đầy đủ thông tin khách hàng. Mô hình này khiến sàn nắm mối quan hệ với người mua, còn thương hiệu chủ yếu nhìn thấy giao dịch qua dashboard tổng hợp.

Từ 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định rõ hơn quyền của người bán và trách nhiệm của nền tảng. Người bán có thể yêu cầu thông tin người mua, thông tin giao dịch, thời điểm giao hàng và trạng thái hoàn tất đơn hàng để lập hóa đơn điện tử. Cục Thuế cũng đã hướng dẫn rằng khi sàn che thông tin khách hàng, người bán có thể yêu cầu sàn cung cấp dữ liệu cần thiết để thực hiện nghĩa vụ hóa đơn.

2. Điều doanh nghiệp được làm và điều không nên suy diễn

Được yêu cầu dữ liệu phục vụ hóa đơn và đối soát giao dịch

Mục đích được quy định trực tiếp là để người bán lập hóa đơn điện tử. Dữ liệu giao dịch cũng hỗ trợ đối soát đơn hàng, xử lý khiếu nại, hoàn trả và chứng minh giao dịch.

Không mặc nhiên được dùng dữ liệu cho quảng cáo

Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 yêu cầu dữ liệu phải được thu thập và xử lý đúng phạm vi, mục đích cụ thể, rõ ràng. Với quảng cáo có mục tiêu, quảng cáo theo hành vi hoặc cá nhân hóa, doanh nghiệp phải có sự đồng ý phù hợp, cơ chế từ chối chia sẻ dữ liệu và quy định về thời gian lưu trữ, xóa hoặc hủy dữ liệu khi không còn cần thiết.

Không nên hiểu rằng sàn phải mở toàn bộ hồ sơ khách hàng

Nghị định yêu cầu nền tảng cung cấp thông tin để lập hóa đơn. Phạm vi trường dữ liệu, cách hiển thị và cơ chế truyền nhận còn phụ thuộc vào nhu cầu hóa đơn, quy định bảo vệ dữ liệu và hướng dẫn triển khai của từng nền tảng. Nếu người tiêu dùng không cung cấp tên, địa chỉ hoặc số định danh, quy định về nội dung hóa đơn còn cho phép thể hiện “Bán cho người tiêu dùng” trong trường hợp phù hợp.

3. Ba lớp mục đích dữ liệu doanh nghiệp cần tách riêng

• Vận hành giao dịch: xác nhận đơn, giao hàng, đổi trả, bảo hành và xử lý khiếu nại.
• Hóa đơn và thuế: lập hóa đơn, đối soát doanh thu, truyền dữ liệu và lưu chứng từ.
• CRM và marketing: phân khúc, loyalty, cross-sell, nhắc mua lại, cá nhân hóa và quảng cáo.

Một khách hàng có thể xuất hiện ở cả ba lớp, nhưng căn cứ sử dụng và thời hạn lưu dữ liệu không nhất thiết giống nhau. Thiết kế CRM tốt phải lưu được nguồn dữ liệu, mục đích, trạng thái đồng ý và kênh mà khách hàng cho phép liên hệ.

Sơ đồ 3 lớp mục đích dữ liệu: vận hành, hóa đơn, CRM

4. Cách biến giao dịch trên sàn thành first-party relationship hợp lệ

1. Tạo điểm chạm do thương hiệu sở hữu sau giao dịch, chẳng hạn QR hướng dẫn sử dụng, đăng ký bảo hành, tra cứu hóa đơn, membership hoặc loyalty.
2. Giải thích rõ giá trị khách hàng nhận được khi đăng ký: bảo hành nhanh hơn, tích điểm, nội dung hướng dẫn, ưu đãi thành viên hoặc nhắc bổ sung sản phẩm.
3. Xin đồng ý riêng cho từng mục đích cần thiết, tránh một ô đồng ý quá rộng cho mọi hoạt động marketing.
4. Ghi nhận consent source, timestamp, wording/version và channel preference trong CRM hoặc consent store.
5. Nối transaction ID với customer profile bằng khóa định danh phù hợp, hạn chế thu thập quá mức.
6. Cho phép khách dễ dàng thay đổi lựa chọn hoặc hủy nhận tin trên từng kênh.

5. Những use case CRM có thể triển khai sau khi có consent

• Onboarding sau mua: hướng dẫn sử dụng, bảo quản, cài đặt hoặc bảo hành.
• Replenishment: nhắc mua lại theo vòng đời hợp lý của sản phẩm FMCG.
• Cross-sell: gợi ý sản phẩm bổ trợ dựa trên đơn hàng đã mua.
• Loyalty migration: mời khách từ marketplace tham gia chương trình thành viên của thương hiệu.
• Win-back: nhận diện khách có lịch sử mua nhưng đã không quay lại trong một khoảng thời gian xác định.

Điểm quan trọng là các journey này phải dựa trên dữ liệu và quyền liên hệ mà doanh nghiệp có thể chứng minh, thay vì chỉ dựa trên việc file dữ liệu đã nằm trong tay đội marketing.

6. Bốn rủi ro phổ biến

• Tải dữ liệu hóa đơn rồi upload trực tiếp lên advertising platform mà không kiểm tra mục đích và consent.
• Trộn dữ liệu marketplace, POS và website nhưng không có customer ID hoặc quy tắc xử lý trùng lặp.
• Không lưu bằng chứng đồng ý, phiên bản nội dung đồng ý và lịch sử opt-out.
• Cho quá nhiều nhân sự hoặc agency truy cập dữ liệu nhận diện cá nhân mà không có phân quyền.

4 rủi ro phổ biến khi dùng dữ liệu sàn cho marketing

7. Kết luận

Quy định mới làm giảm bất cân xứng dữ liệu giữa sàn và người bán trong phạm vi cần thiết cho hóa đơn và vận hành. Nhưng lợi thế CRM chỉ xuất hiện khi thương hiệu xây được một bước chuyển hợp lệ từ transaction data sang permissioned first-party data. Đây là bài toán kết hợp giữa pháp lý, kiến trúc dữ liệu và thiết kế trải nghiệm khách hàng.

8. Câu hỏi thường gặp

Có số điện thoại khách hàng từ sàn thì có được gửi quảng cáo không?

Không nên mặc định là được. Việc có dữ liệu để thực hiện giao dịch hoặc hóa đơn không tự động tạo quyền sử dụng cho quảng cáo. Doanh nghiệp cần kiểm tra mục đích, căn cứ xử lý và sự đồng ý phù hợp.

Xuất hóa đơn có đồng nghĩa với khách đã opt-in CRM không?

Không. Opt-in CRM cần được thiết kế và ghi nhận riêng cho hoạt động liên hệ, chăm sóc hoặc marketing tương ứng.

Lợi ích CRM lớn nhất của thay đổi này là gì?

Lợi ích lớn nhất là doanh nghiệp có cơ sở tốt hơn để nối giao dịch có thật với một hành trình đăng ký minh bạch trên kênh thuộc sở hữu của thương hiệu.