Triển khai các nền tảng CRM và marketing automation như HubSpot Marketing Hub, Salesforce Marketing Cloud hoặc Pardot giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình marketing, quản lý dữ liệu khách hàng và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp sau khi triển khai vẫn chưa khai thác hết khả năng của nền tảng, khiến hệ thống chỉ được sử dụng ở mức cơ bản như gửi email marketing. Việc tối ưu sử dụng nền tảng marketing automation đòi hỏi chiến lược rõ ràng, quy trình tự động hóa phù hợp và đội ngũ vận hành có chuyên môn.

1. Vì sao doanh nghiệp chưa tối ưu được CRM và marketing automation?

1.1 Managed services sau triển khai chưa đủ để tối ưu hệ thống

Sau khi triển khai các nền tảng như HubSpot Marketing Hub hoặc Salesforce Marketing Cloud, nhiều khách hàng sử dụng gói “managed services” sau khi triển khai dự án. Tuy nhiên, các gói dịch vụ này thường chỉ bao gồm các phạm vi công việc như:

• Quản lý các yêu cầu phát sinh thêm về kỹ thuật hoặc hoặc cài đặt trên hệ thống
• Bảo trì chung và khắc phục sự cố

Dịch vụ “managed services” có thể không bao quát hết các yêu cầu phát sinh về tối ưu, sử dụng hệ thống và khai thác thêm các tính năng nâng cao thiết lập thêm quy trình tự động hóa, cá nhân hóa theo dữ liệu và triển khai thêm nhiều chiến dịch marketing tối đa hóa tiềm năng của nền tảng.

Cho nên có kha khá nhiều công ty sau khi triển khai nền tảng marketing nhưng không sử dụng hết tiềm năng của nền tảng, dẫn đến việc nền tảng chỉ được sử dụng như một “công cụ gửi email marketing” đơn thuần.

1.2. Đội ngũ marketing thiếu kinh nghiệm vận hành hệ thống

Nhiều đội ngũ quản lý nền tảng đa số đều có background là team digital marketing và chưa có nhiều kinh nghiệm sử dụng các hệ thống tự động hóa marketing hoặc CRM phức tạp. Các tính năng tự động hoá gồm:

• Tự động hóa quy trình marketing và sales
• Triển khai các chiến dịch marketing inbound trên nhiều nền tảng
• Chiến lược cá nhân hóa marketing

Các team này thường gặp khó khăn trong việc tối ưu và tận dụng toàn bộ tính năng của nền tảng. Sự phức tạp trong quản lý nền tảng có thể khiến họ chỉ sử dụng nền tảng chỉ cho việc gửi email marketing, thay vì phát triển quy trình tự động hóa và chiến lược gắn kết khách hàng phức tạp hơn.

1.3. Chưa xây dựng được marketing funnel hoàn chỉnh

Một trở ngại lớn khác là việc không có chiến lược kênh marketing rõ ràng. Nhiều doanh nghiệp chưa có chiến lược tích hợp cả tiếp thị outbound và inbound vì thế họ chưa thể tối ưu được:

• Tự động hóa quy trình chuyển đổi từ marketing sang sales
• Tối ưu hóa quy trình ghi nhận hiệu quả giữa marketing và sales
• Phân đoạn và nhắm mục tiêu khách hàng bằng nội dung cá nhân hóa

Kết quả là, doanh nghiệp không thể xây dựng quy trình tự động hóa hiệu quả hoặc gắn kết khách hàng, làm giảm tỷ lệ chuyển đổi và tương tác.

2. Làm sao để tối ưu hiệu suất CRM và marketing automation?

Việc tối đa hóa sử dụng nền tảng không chỉ dừng lại ở việc triển khai công cụ mà còn đòi hỏi tối ưu hóa liên tục và tư vấn chiến lược. Dưới đây là cách các doanh nghiệp có thể vượt qua những trở ngại này:

2.1. Hợp tác với đơn vị tư vấn tối ưu nền tảng

Một đơn vị tư vấn chuyên về CRM và marketing automation có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hệ thống nhanh hơn và hiệu quả hơn. Các dịch vụ tư vấn thường bao gồm:

• Audit hiệu suất sử dụng nền tảng
• Tối ưu workflow automation
• Xây dựng chiến lược phân khúc dữ liệu
• Triển khai thêm chiến dịch marketing automation
• Đào tạo đội ngũ nội bộ

2.2 Khai thác các tính năng nâng cao của nền tảng

Các đơn vị tư vấn sẽ làm việc với khách hàng và nhà cung cấp nền tảng để khai thác thêm cách áp dụng được các tính năng nâng cao từ nền tảng cho các use cases sử dụng phù hợp với nhu cầu kinh doanh của công ty bạn. Phạm vi công việc của các đơn vị tư vấn thường sẽ bao gồm:

• Xác định quy trình chuyển đổi từ outbound đến inbound marketing
• Thiết lập thêm nhiều use cases cho sales và marketing

Bằng cách đảm bảo nền tảng hỗ trợ trực tiếp các mục tiêu kinh doanh, doanh nghiệp có thể đạt được lợi tức đầu tư cao hơn.

2.3. Tối ưu hệ thống càng sớm càng tốt

Hầu hết các nền tảng tự động hóa marketing và CRM đều cung cấp theo dạng license hoặc subscription, thường được mua trong khoảng thời gian là hai năm. Nếu doanh nghiệp không tối ưu hóa việc sử dụng nhanh chóng, họ sẽ đối mặt với một vài rủi ro như sau:

• Không thiết lập được đủ quy trình tự động hóa hoặc luồng công việc cho bán hàng và marketing
• Không thực hiện được nhiều chiến dịch tiếp thị đa kênh
• Không khai thác hết các tính năng chính như chấm điểm khách hàng tiềm năng (lead scoring), cá nhân hóa các thông điệp marketing hoặc tự động hoá quá trình nuôi dưỡng và chuyển đổi khách hàng

Cuối cùng, việc không tối đa hóa sử dụng nền tảng là một sự lãng phí tiền bạc. Doanh nghiệp đang trả tiền cho các công cụ mà họ không sử dụng hết, và trong một thị trường cạnh tranh, điều này có thể dẫn đến việc bỏ lỡ cơ hội, tương tác khách hàng kém và doanh thu giảm.
Việc triển khai nền tảng tự động hóa tiếp thị hoặc CRM chỉ là bước đầu tiên. Nếu không có sự quản lý, tối ưu hóa và chiến lược phù hợp, khách hàng sẽ không tận dụng được hết sức mạnh của những công cụ này. Hợp tác với đơn vị tư vấn có chuyên môn tối ưu nền tảng hiệu qủa giúp doanh nghiệp tối đa hóa việc sử dụng nền tảng với nhu cầu kinh doanh và thu được ROI cho khoản đầu tư vào nền tảng martech.

Những câu hỏi thường gặp khi tối ưu CRM và marketing automation

Làm sao để tối ưu sử dụng HubSpot Marketing Hub?

Để tối ưu HubSpot Marketing Hub, doanh nghiệp cần xây dựng marketing funnel rõ ràng, thiết lập workflow automation và tận dụng các tính năng như lead scoring, segmentation và personalization. Ngoài ra, việc audit hệ thống định kỳ và đào tạo đội ngũ vận hành cũng giúp khai thác tối đa giá trị của nền tảng.

Vì sao nhiều doanh nghiệp không tận dụng hết CRM hoặc marketing automation?

Nhiều doanh nghiệp sau khi triển khai CRM hoặc marketing automation chỉ sử dụng các tính năng cơ bản như email marketing. Nguyên nhân thường đến từ việc thiếu chiến lược marketing funnel, thiếu chuyên môn vận hành hệ thống hoặc không tối ưu các workflow tự động hóa trong nền tảng.

Doanh nghiệp có cần đơn vị tư vấn để tối ưu CRM không?

Trong nhiều trường hợp, việc hợp tác với đơn vị tư vấn giúp doanh nghiệp tối ưu hệ thống CRM nhanh hơn. Các chuyên gia có thể hỗ trợ audit hệ thống, xây dựng workflow automation, triển khai chiến dịch marketing và đào tạo đội ngũ để tận dụng toàn bộ khả năng của nền tảng.

Tvia Collab – Martech Solutions Consulting

📍Văn phòng: Lầu 02, Số 06 Võ Văn Kiệt, Phường Sài Gòn, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

🌐 Website: https://tviacollab.com

📞 Hotline: 0933 403 565

📧 Email: contact@tviacollab.com