Một vài lưu ý cần được cân nhắc trước khi bắt đầu tích hợp

Bạn sẽ cần chuyển đổi qua lại các hướng dẫn của cả Hubspot và Salesforce trong quá trình thiết lập và cài đặt tích hợp.

Bạn cần có quyền truy cập vào tài khoản Hubspot, đồng thời cũng có quyền truy cập vào tài khoản Salesforce, cụ thể như sau:

• Một tài khoản Salesforce với quyền truy cập API hoặc gói Salesforce Professional.
• Phải là quản trị viên hệ thống Salesforce hoặc được trao quyền cho phép tích hợp Hubspot (trong phần cài đặt các quyền truy cập có sẵn, vui lòng chọn quyền cho phép tích hợp Hubspot)
• Có tất cả các quyền quản trị người dùng như sau:
  • Kích hoạt API
  • Bật chế độ xem & cấu hình
  • Kích hoạt quyền chỉnh sửa trên các nhóm đối tượng gồm (tài khoản, chiến dịch, contact khách hàng, cơ hội Oppty,..) mà bạn đang muốn đồng hộ với Hubspot
  • Có quyền sửa đổi- metadata (để xem dữ liệu trong cửa sổ Hubspot Visualforce trên hồ sơ khách hàng tiềm năng và/ hoặc trường thông tin contacts từ Salesforce). Điều này chỉ cần thiết nếu bạn muốn sử dụng cửa số Visualforce và đồng hộ hoá “deals” với Hubspot
  • Có quyền tải các packages từ AppExchange
  • Có quyền tuỳ chỉnh hồ sơ ứng dụng. Điều này chỉ cần để cài đặt cửa sổ Hubspot Visual Salesforce và để cập nhật tự động cho cửa sổ Visual Salesforce
  • Cần thao tác được việc hiển thị các trường thông tin trong hồ sơ người dùng của bạn

Lưu ý: Nếu bạn đang thiết lập đồng bộ hoá Salesforce Selective Sync, các thao tác cài đặt cụ thể của bạn có thể khác với các yêu cầu, hướng dẫn được mô tả dưới đây.

Trong quá trình tích hợp Hubspot & Salesforce:

• Sẽ có giới hạn về số lượng cuộc gọi API (limit to the number of API calls)được sử dụng tích hợp theo ngày. Một lần đồng bộ hoá contacts có thể tốn đến 4 cuộc gọi API cho mỗi bản ghi, nhưng con số này có thể thay đổi tuỳ vào mỗi trường hợp thực tế.
• Để kết nối nhiều tài khoản Hubspot với một tài khoản Salesforce, thì bạn cần phải thiết lập cài đặt tích hợp trong mỗi tài khoản Hubspot. Bạn chỉ cần kết nối một tài khoản Salesforce cho mỗi tài khoản Hubspot.
• Các bản ghi (records) sẽ không tự động đồng bộ hoá sau khi cài đặt và thiết lập tích hợp với Salesforce . Bạn có thể nhập các bản records của Salesforce của mình vào Hubspot (import your Salesforce records), hoặc cho phép chúng đồng bộ hoá dần dựa trên các kích hoạt đồng hộ hóa tự động (automatic sync triggers)

Hướng dẫn cài đặt tích hợp Hubspot – Salesforce

• Trong tài khoản Hubspot của bạn, nhấp vào biểu tượng Marketplace trên thanh menu, sau đó chọn App Marketplace.
• Sử dụng thanh tìm kiếm để tìm và chọn tích hợp Salesforce.
• Ở góc trên bên phải, nhấp vào Install app.
• Nếu bạn đang kết nối Hubspot với một sanbox của Salesforce, chọn vào hộp Yes.
• Nhấp vào Log in to Salesforce.

Trong cửa sổ pop-up, nhập thông tin đăng nhập Salesforce của bạn và nhấp vào Log In. Sau khi đăng nhập, bạn sẽ được chuyển hướng lại quy trình cài đặt trong Hubspot

Tiếp theo, cài đặt tích hợp Hubspot vào Salesforce. Nhấp vào nút “Start” để bắt đầu cài đặt tích hợp

Sau đó, bạn sẽ được chuyển hướng tới Salesforce để cài đặt gói tích hợp Hubspot. Chọn Install for All Users, sau đó nhấp vào Install

Trong hộp thoại, chọn Yes và chọn grant access to these third-party web sites checkbox, sau đó nhấn vào Continue.

Salesforce sẽ bắt đầu cài đặt gói tích hợp Hubspot. Quá trình này có thể mấy tới 10 phút

Bạn có thể nhận được hiển thị thông báo: This app is taking a long time to install. You will receive an email after the installation has completed.

Nhấp vào Done và đợi email từ thông báo từ Salesforce với tiêu đề email là “Package HubSpot Integration Install Successful“.

Sau khi thiết lập tích hợp được cài đặt trong Salesforce, bạn sẽ được điều hướng trở lại trình hướng dãn kết nối Hubspot và nhấn vào Next

Tiếp đến , thêm module HubSpot Visualforce vào Salesforce. Module này sẽ hiển thị được xác suất hoặc tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng đến giai đoạn chốt giao dịch hoặc mua hàng và cho phép bạn xem, lọc các hoạt động của khách hàng và ghi nhận các thông tin khách hàng & giao dịch trong Hubspot Workflow. Nhấp vào Add HubSpot to Salesforce. Bạn có thể chọn nhấp vào Skip this step và cài đặt cửa sổ Visualforce sau

Thực hiện theo các bước hướng dẫn ttrên trang cài đặt để thêm Module Hubspot Visualforce vào Salesforce, hoặc tìm hiểu thêm về cách thêm cửa sổ Hubspot Visualforce vào các bố cục trang Salesforce của bạn (adding the HubSpot Visualforce window to your Salesforce page layouts)

Khi hoàn tất cài đặt, nhấp vào Next.

Tiếp đến, bạn sẽ cân nhắc xem cách đồng bộ hoá dữ liệu giữa Hubspot và Salesforce. Hubspot sẽ đối chiếu (mapping) các trường thông tin/ thuộc tính (properties) giữa Hubspot và Salesforce. Nếu trường thông tin dữ liệu của Salesforce không có tương thích với Hubspot, thì hệ thống sẽ tạo ra một trường dữ liệu mới trong Hubspot và được gắn nhãn trong Hubspot bởi người dùng không xác định (unknown user)

Nếu bạn chọn phương án Recommended setup, thì nhấp vào Review settings.

Nếu bạn chọn Advanced setup, nhấp vào Next và làm theo các hướng dẫn

Cuối cùng, kiểm tra và xem lại các cài đặt đồng bộ hoá dữ liệu đã chọn. Để thay đổi cài đặt tích hợp dữ liệu, nhấp vào Change. Khi hoàn tất, nhấp vào Finish setup và bắt đầu đồng bộ hoá.

Tiếp đến, bạn sẽ được chuyển hướng đến cài đặt tích hợp trong tài khoản Salesforce của mình và dữ liệu giữa 2 bên bắt đầu được đồng hộ hoá

Nguồn tham khảo: https://knowledge.hubspot.com/salesforce/install-the-hubspot-salesforce-integration