Các dự án martech ngày càng phổ biến trong bối cảnh chuyển đổi số các hoạt động trong kinh doanh hiện nay, nhưng làm sao quản lý chi phí dự án martech hiệu quả là một trong những yêu cầu hàng đầu từ ban lãnh đạo công ty. Bài viết này phân tích các yếu tố chi phí chính của một dự án martech, từ những chi phí thông thường đến các khoản chi phí thường bị bỏ qua, đồng thời cung cấp các cách tiếp cận để quản lý tài chính hiệu quả hơn.

Các Loại Chi Phí Trong Dự Án Martech

1. Chi Phí Phần Mềm và Giấy Phép (License hoặc Subscription)
Thường chiếm khoảng 30-35% tổng chi phí đầu tư của dự án. Hạng mục này bao gồm việc mua phần mềm ban đầu, các khoản phí định kỳ nếu mô hình giá dựa trên dịch vụ đăng ký, và các chi phí liên quan đến nâng cấp phiên bản phần mềm mới.
Các yếu tố ảnh hưởng: Loại giải pháp được chọn, số lượng người dùng và các tính năng mà giải pháp đó cung cấp, uy tín và chiến lược giá của nhà cung cấp phần mềm, khả năng mở rộng của phần mềm theo sự phát triển của doanh nghiệp.

2. Chi Phí Tư Vấn
Thường chiếm khoảng 10-15% tổng chi phí đầu tư của dự án: Các chuyên gia tư vấn sẽ giúp công ty của bạn xác định được giải pháp phù hợp với nhu cầu kinh doanh, tư vấn các phương án để điều chỉnh giải pháp martech theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, bao gồm việc lựa chọn hệ thống, tùy chỉnh, triển khai và đào tạo người dùng.
Các yếu tố ảnh hưởng: Phạm vi tư vấn và mức độ tham gia vào dự án, kiến thức và kinh nghiệm của các chuyên gia tư vấn, quy mô và phạm vi tổng thể của dự án, cũng như độ phức tạp của môi trường kinh doanh hoặc ngành nghề.

3. Chi Phí Triển Khai
Thường chiếm khoảng 40-50% tổng chi phí đầu tư của dự án. Các chi phí liên quan đến triển khai hệ thống martech, bao gồm cài đặt phần cứng, cấu hình phần mềm, tích hợp với các hệ thống hiện có của doanh nghiệp, và di chuyển dữ liệu.
Các yếu tố ảnh hưởng: Độ phức tạp của việc tích hợp hệ thống mới với cơ sở hạ tầng hiện có, lượng tùy chỉnh cần thiết, thời gian triển khai, và các thách thức kỹ thuật trong quá trình tích hợp.

4. Chi Phí Đào Tạo và Hỗ Trợ
Thường chiếm khoảng 5-10% tổng chi phí đầu tư của dự án. Các chi phí liên quan đến đào tạo nhân viên về các hệ thống mới, hỗ trợ kỹ thuật liên tục, và các bản cập nhật hệ thống thường xuyên để đảm bảo an ninh và chức năng.
Các chi phí này không chỉ bao gồm các buổi đào tạo trực tiếp mà còn bao gồm việc tạo tài liệu hướng dẫn, các hợp đồng hỗ trợ liên tục, và có thể là việc tuyển dụng nhân viên mới hoặc chuyển đổi nhân viên hiện tại để quản lý các hệ thống mới.

5. Các Chi Phí Khác
Thường cần dự trù khoảng 5-10% chi phí phát sinh trong quá trình triể khai dự án. Tuy nhiên chi phí dự trù này thường bị bỏ qua, điều này có thể bao gồm các chi phí gián tiếp như lưu trữ máy chủ, yêu cầu băng thông tăng lên cho các hệ thống mới, chi phí marketing để quảng bá các công nghệ mới được triển khai, và thậm chí cả chi phí logistic khi thay đổi quy trình kinh doanh.
Các yếu tố biến động: Các khoản chi phí này rất linh hoạt và có thể dao động tùy thuộc vào vị trí địa lý của hoạt động, mức độ thay đổi cần thiết trong cơ sở hạ tầng CNTT, và các yếu tố bên ngoài như điều kiện thị trường và xu hướng công nghệ.

Các Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Chi Phí Dự Án

1. Rủi Ro và Phát Sinh Thêm Yêu Cầu (CR)
Các dự án thường gặp phải những thách thức khó lường trước được có thể khiến ngân sách vượt quá dự kiến ban đầu, chẳng hạn như sự chậm trễ trong triển khai, các vấn đề tương thích không mong muốn, hoặc thay đổi trong phạm vi dự án.

2. Quy Mô và Độ Phức Tạp của Dự Án

• Số lượng công cụ/ giải pháp: Càng nhiều công cụ martech được triển khai, chi phí càng cao.
• Độ phức tạp của tích hợp: Việc tích hợp các công cụ với nhau và với các hệ thống hiện có có thể tác động đáng kể đến chi phí.
• Khối lượng dữ liệu: Lượng dữ liệu cần xử lý và phân tích là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chi phí.

3. Quy Mô Công Ty

• Số lượng người dùng: Số lượng người dùng ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí cấp phép phần mềm.
• Ngành nghề: Các ngành nghề khác nhau có nhu cầu martech khác nhau, dẫn đến doanh nghiệp sẽ cần đến các giải pháp điều chỉnh theo ngành, việc này sẽ tốn kém thêm chi phí cho chuyên gia tư vấn và điều chỉnh tích hợp.
• Quy mô doanh nghiệp: Các doanh nghiệp lớn thường yêu cầu các giải pháp martech phức tạp hơn, dẫn đến chi phí cao hơn.

Mẹo Quản Lý Chi Phí Dự Án Martech

1. Lập Kế Hoạch và Phân Bổ Ngân Sách

• Lập kế hoạch chi tiết: Sử dụng các công cụ quản lý dự án để lập kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn của dự án, các chi phí dự kiến, và các mốc thời gian để theo dõi việc tuân thủ ngân sách và lịch trình.
• Phân tích đầu tư chiến lược: Đánh giá tiềm năng thu hồi vốn trên từng khoản đầu tư bằng cách so sánh chi phí của các công cụ và dịch vụ martech với mức tăng trưởng doanh thu, hiệu quả hoạt động, hoặc sự hài lòng của khách hàng dự kiến.

2. Đảm Bảo Nguồn Tài Chính và Phê Duyệt Dự Án

• Tính toán về ROI: Xây dựng một trường hợp rõ ràng về tỷ lệ hoàn vốn (ROI) cho các bên liên quan bằng cách định lượng các lợi ích dựa trên tăng trưởng doanh thu, tiết kiệm chi phí, và lợi thế cạnh tranh.
• Quản lý rủi ro: Phát triển một kế hoạch đánh giá rủi ro toàn diện và chiến lược giảm thiểu để chứng minh sự chuẩn bị và quản lý chủ động, tăng cường sự tin tưởng của các bên liên quan.

3. Quản Lý Các Chi Phí Phát Sinh

• Lập kế hoạch dự phòng: Phân bổ một phần ngân sách cho các chi phí phát sinh không lường trước để đảm bảo rằng chúng có thể được bao phủ mà không làm ảnh hưởng đến sự ổn định tài chính của dự án.
• Xem xét tài chính định kỳ: Thực hiện quy trình xem xét định kỳ để giám sát chi tiêu thực tế so với ngân sách, cho phép điều chỉnh kịp thời đối với chi tiêu hoặc phạm vi dự án khi cần thiết.

4. Tài Liệu và Công Cụ Hỗ Trợ

• Sử dụng các công cụ so sánh: Các nền tảng như G2 và Capterra có thể hữu ích trong việc so sánh các tính năng, giá cả và đánh giá người dùng của các giải pháp martech khác nhau, giúp đảm bảo quyết định được đưa ra một cách sáng suốt.

Kết Luận:

Hiểu biết thấu đáo và quản lý chiến lược chi phí là yếu tố then chốt để đảm bảo thành công của bất kỳ dự án martech nào. Bằng cách lập kế hoạch tỉ mỉ, dự đoán các rủi ro tài chính tiềm ẩn, và sử dụng các công cụ ngành, doanh nghiệp có thể tối đa hóa khoản đầu tư của mình và gặt hái nhiều lợi ích từ các sáng kiến martech.

Nguồn tham khảo: https://www.go-sidely.com/en/post/controlling-crm-project-costs